الإدارة
مقدمة في إدارة عمليات الأعمال
إدارة عمليات الأعمال تساهم في خلق النفوذ للمنظمات من أجل أن تقوم بالوصول لأهدافها ، حيث يتم تنفيذ العمليات ، ومراقبتها ، وعمل تقييم لها أيضاً ، للتأكد من أن المنظمة تصل لأهدافها بالشكل الأمثل ، ويوجد العديد من الأعمال التي تقوم بإدارة عملياتها بشكل ناجح من خلال المحافظة على الميزة التنافسية ، مع زيادة الإنتاج وزيادة الكفاءة وتقليل التكلفة الكلية .
وبشكل عام فإن الإدارة على اختلاف عملياتها الإدارية تعد شيئاً له تأثير كبير في كافة المنظمات والشركات ، الصناعية والخدمية والتجارية ، حيث تعد هي الأساس في الوصول لأهداف المنظمة ، عن طريق عمل تحديثات يتم إدخالها في داخل التنظيم الإداري أو في الطرق الإدارية أو في مختلف تلك المجالات مع النواحي معاً ، مما يؤدي للتأثير على مسار الشركة أو المنظمة بشكل إيجابي أو بشكل سلبي .
تعرف إدارة عمليات الأعمال (BPM) كما يلي :
هي تلك الوسيلة الإدارية الشاملة التي تدور بشكل رئيسي حول موازنة مختلف جوانب المنظمة مع احتياجات المشترين للخدمات . ويؤكد ذلك الأسلوب ويدعم فكرة الفعالية والكفاءة ، كما يتجه أيضاً ناحية المرونة والتجديد والابتكار وربطها بالتقنيات الحديثة .
وإدارة عمليات الأعمال تتصف بكونها العملية التي تقوم علي تطوير العمليات . فإدارة عمليات الأعمال تؤدي لزيادة قدرة المنظمات على العمل بأسلوب كفاءة وتمكنها من التقبل للتغيير بالمقارنة بالمنظمات التي تقوم بانتهاج الأسلوب التقليدي في الإدارة ، كما أن المنظمات التقدمية انتهجت صفات إدارية من أجل القيام بتطوير إدارة الأعمال بداخلها وتتضمن تلك الصفات والقدرات ما يلي :
- تدعيم أسلوب إدارة الأعمال داخل المنظمة ابتدءاً من هيكل الشركة إلى تأسيس تطبيقات ترفع من كفاءة عمل المنظمة .
- تحقيق أهداف المنظمة عن طريق ربط خطط العمل مع برامج عمل فعالة وناجحة من أجل الوصول للأهداف المرجوة .
- تحديث إدارة العمليات من أجل ضمان انتشارها بشكل سريع وأيضاً ضمان استمرارها في تطوير عملياتها الإدارية بطريقة واقعية .
- تطوير نظام خدمة العملاء و تقديم تدريبات للموظفين على البرامج الحديثة لإدارة عمليات الأعمال من خلال تقنيات شاملة .
أهداف إدارة عمليات الأعمال :
- خلق التجانس الداخلي والخارجي في نتائج عمليات الأعمال والأهداف مع الخطط وأهداف عمليات الأعمال داخل المؤسسة .
- توثيق عمليات الأعمال الذي عن طريقها تساعد على تحقيق أهداف المنظمة .
- الرقابة على انجازات الأعمال الذي تعد هي أهم المداخل الأساسية في كل من مدخلات و مخرجات المؤسسة أو الشركة .
أقسام إدارة العمليات :
أولا: إدارة العمليات الداخلية :
وهي تعمل على مساعدة الأقسام المختلفة في المنظمة مثل أقسام المبيعات والتسويق والإدارة العامة حيث تسعى تلك الادارة لتحليل البيانات القادمة من البيئة الخارجية والداخلية ، والقيام بتحليل النتائج من خلال الإدارات التنفيذية بهدف الوصول إلى نقط الضعف التي تصيب الخطة ، وتعد إدراة العمليات من الإدارات التي يسير عملها بأسلوب متسق مع أي عمل آخر في المؤسسة مثل الإنتاج والتسويق والمبيعات ، وأي من الإدارات الأخرى المختصة باتخاذ القرارات .
ثانياً: إدارة العمليات الخارجية :
تتشابه بشكل كبير من حيث مضمونها مع إدارة العمليات الداخلية، ولكنها مختلفة في الصلاحيات ، حيث من الممكن ان تتداخل مع قرارات مدراء المبيعات أو مدير الانتاج ، حيث تقوم بتحليل البيانات القادمة للشركة من الخارج ، وتحديد الأفضل لتلك الأقسام والهدف الذي تهدف المؤسسة للوصول إليه .
مراحل تطوير عمليات الأعمال :
- وضع الخطط والإستراتيجيات المناسبة .
- تحليل العمليات المؤهلة للتطوير والتحديث .
- إعداد التصميم المناسب لتنفيذ العمليات .
- توفير الموارد المناسبة بما يشمل الموارد البشرية والمالية الازمة لتنفيذ العمليات وتطويرها بالشكل المخطط له .
- تنفيذ التغييرات المطلوبة .
- التطوير المستمر والتقييم الدائم لكفاءة العملية التي تم تنفيذها .
ماهي أبرز مكتسبات تطوير عمليات الأعمال داخل لمؤسسسات ؟
تساهم عمليات الأعمال بشكل كبير في الوقوف على مدي كفاءة أعضاء المنظمة في القدرة على تلبية احتياجات العملاء ، كما تساهم في مراجعة خطط التوظيف بهدف تحسين المهارات والقدرات لفريق عمل المنظمة ، كما أن عمليات الأعمال تؤدي لتوفير الوقت والأموال ، من خلال تسهيل وتبسيط العمليات عالية التكلفة ، بالإضافة لتقديمها لعمليات أعمال جديدة .
مكونات نظام إدارة عمليات الأعمال :
- محرك العمليات : تقوم على تنفيذ التطبيقات القائمة على اجراءات معينة، بما يشمل قواعد العمل
- تحليل البيانات الخاصة بالأعمال : وهذه الخطوة تؤدي لتمكين المسئولين من تحديد المعوقات والفرص والتوجهات ، بالإضافة إلى عمل تقارير تساهم في الوصول للقرارات المناسبة .
- إدارة المحتوى : تساهم تلك الخطوة في توفير نظام للتخزين و العمل على تأمين المستندات إلكترونياً وغيرها من الملفات ، من أجل إزالة عوائق الإتصالات داخل الإدارات المختلفة بواسطة المنتديات المخصصة للمناقشة .
المراجع :
- العميان، محمود، السلوك التنظيمي في منظمات الإعمال، دار وائل للنشر والتوزيع، عمان، الاردن، 2005.
- الغالبي، طاهر محسن منصور، وائل محمد صبحي، الإدارة الإستراتيجية من منظور منهجي متكامل، دار وائل للنشر والتوزيع، عمان، الادرن، 2007.
- اللامي،غسان قاسم، أميرة شكر ولي، إدارة الإنتاج والعمليات – مرتكزات معرفية، دار اليازوري العلمية للنشر والتوزيع، عمان – الاردن، ٢٠٠٨.
- المجلس العلى للأمن الوطني، معيار إدارة استمرارية الأعمال، الهيئة الوطنية لإدارة الطوارىء والأزمات والكوارث، الإمارات العربية المتحدة، 2015.